【Power Automate】Teams会議リマインドメールフロー

相談者

Teams会議を忘れないようにリマインドメールを設定したいです。

Power Automateを使えば、招待されたTeams会議も参加するリンク付きで、リマインドメールを送信することができます。

龍之介

この記事は、Power Automateで自動化するフローの作成手順になります。
式をこの記事からコピーして作成してください。

このフローの手順は、YouTubeにも公開しています。
式はブログからコピーしてYouTubeを見ながら作業をしてもOKです。
YouTubeでは自分がTeams会議開催者の会議を、必須の出席者にリマインドメールを送信するフローも説明しています。

龍之介

フロー作成手順

Teams会議の10分前に、リンク付きでリマインドメールを送信するフローを作成します。
フローの実行は15分前と設定しても誤差がでるため、「延期期限」を使ってピッタリ10分前にメール送信するようにします。

龍之介

Power AutomateTeams会議リマインドフロー

step
１フロー作成（トリガー）

自動化したクラウドフローから「予定しているイベントが間もなく開始されるとき」をトリガーにしてフローを作成します。

①「作成」→「自動化したクラウドフロー」をクリックします。

②フロー名に『Teams会議リマインドフロー』、「予定しているイベントが間もなく開始されるとき」をトリガーにして「作成」をクリックします。

step
２トリガーの設定

カレンダーIDとTeams会議の何分前にフローを実行するか設定します。
またこのフローは、Teams会議の15分前と設定しても数分実行時間の誤差がでるので「延期期限」を設定します（気にしない人は延期期限を設定する必要はありません）。
Teams会議以外の予定も実行してしまうので、トリガー条件も設定します（ステップ５で説明します）。

③カレンダーIDに「予定表」を選択、「詳細オプションを表示する」をクリックし、『15 』を入力します。
※会議が始まる約15分前にフローが実行します。

step
３延期期限

「延期期限」のアクションにTeams会議開始の10分前の日時を式で追加します。

④「新しいステップ」→スケジュールの「延期期限」を追加します。タイムスタンプに下記式を追加します。

 
formatDateTime(addMinutes(triggerOutputs()?['body/start'],-10),'yyyy-MM-ddTHH:mm:ssZ')

step
４メールの送信

「メールの送信（V2)」を追加して、リマインドメールを設定します。

⑤「新しいステップ」→Outlookの「メールの送信（V2)」を追加します。
⑥宛先に「自分のメールアドレス」、件名に「件名」、本文に「本文」を追加します。
※件名は、『10分後Teams会議』と追加すると件名で判断できます。
※本文は、「</>」をクリックして、コードビューにしてください。

step
５トリガー条件を設定

トリガー条件を設定して、本文に「Teams meeting」が含まれている場合のみ実行するようにします。

⑦トリガーの「予定しているイベントが間もなく開始されるとき」の右側にある三点リーダー「・・・」→「設定」をクリックします。

⑧下にスクロールしてトリガー条件の「＋追加」をクリックし、下記式を追加、「完了」をクリックします。

 
@contains(triggerOutputs()?['body/body'], 'Teams meeting')

⑨「保存」をクリックします。

フロー全体

リマインドメール

リマインドメールの本文に、会議名、会議日、開始時刻、終了時刻を入れたい場合は下記をコピーして、メールの本文に追加してください。

龍之介

会議名：@{triggerOutputs()?['body/subject']}<br>
会議日：@{convertFromUtc(formatDateTime(triggerOutputs()?['body/start'],'yyyy-MM-ddTHH:mm:ssZ'),'Tokyo Standard Time','yyyy年M月d日')}(@{createArray('日', '月', '火', '水', '木', '金', '土')?[dayofweek(convertFromUtc(formatDateTime(triggerOutputs()?['body/start'],'yyyy-MM-ddTHH:mm:ssZ'),'Tokyo Standard Time','yyyy年M月d日'))]})<br>
開始時刻：@{convertFromUtc(formatDateTime(triggerOutputs()?['body/start'],'yyyy-MM-ddTHH:mm:ssZ'),'Tokyo Standard Time','HH時mm分')}<br>
終了時刻：@{convertFromUtc(formatDateTime(triggerOutputs()?['body/end'],'yyyy-MM-ddTHH:mm:ssZ'),'Tokyo Standard Time','HH時mm分')}<br>
@{triggerOutputs()?['body/body']}<br>

まとめ

今回は、Teams会議リマインドメールのフローを説明しました。

トリガー条件を設定することで、Teams会議では無い予定はフローが実行されないようになります。

また、自分が開催者のTeams会議だけではなく、招待された会議でもリマインドメールが送信されるので、会議忘れ防止になります。

Teams会議を作成するとき、15分前に通知という設定があるので15分前の通知はいらないよという人は、今日のTeams会議予定を朝８時に送信するフローというのを作ってもいいかもしれません。

YouTubeでは、自分が開催者のときに必須の出席者にリマインドメールを送信するフローの説明もしているので参考にしてみてください。

最後に、添付ファイルはチャットよりメールという人は、電子書籍を参考にしてください。

OneDrive、SharePointリスト、SharePointドキュメントライブラリ、Forms、Teamsから添付ファイルメールを送信するフローを10個作成することができます。

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目次

はじめに

添付ファイルメールを送信するフロー

OneDrive添付ファイルメール
ファイルが作成されたとき（添付ファイル１つ）
選択したファイルの場合（添付ファイル複数）

SharePointリスト添付ファイルメール
項目が作成されたとき（添付ファイル複数）
選択したアイテムの場合（添付ファイル複数）

SharePointドキュメントライブラリ添付ファイルメール
ファイルが作成されたとき（プロパティのみ）（添付ファイル１つ）
選択したファイルの場合（添付ファイル複数）

Forms添付ファイルメール
新しい応答が送信されるとき（OneDrive添付ファイル複数）
新しい応答が送信されるとき（SharePoint添付ファイル複数）

Teams投稿添付ファイルメール
チャネルに新しいメッセージが追加されたとき（添付ファイル複数）
選択されたメッセージに対して（V2）（添付ファイル複数）

おわりに

 

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龍之介

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龍之介