Power Automate SharePoint Teams

【Power Automate】SharePointリストからTeamsに自動投稿

相談者
Teamsチームへの投稿が整理できません。
リストにアイテムを作成したらTeamsチームに自動投稿する自動化を教えて下さい。

 

チームへの投稿は後で見直す時にリスト化されていると検索が便利です。
複数ユーザーが使うと思うので、アイテムを作成したユーザーが投稿する自動化を説明します。
龍之介

 

リストを作成したことが無い人は、電子書籍「SharePoint Lists実践入門」をご一読下さい。

本の紹介

はじめてのリスト作成の電子書籍です。リストの基本〜自動化までを手順通りに作業しながら覚えることができます。リストを使うことで情報共有、業務効率UPに繋がります。関連書籍の「SharePoint Lists活用術」と合わせてご一読下さい。

 

 

この記事では、SharePoint、Teams、Power Automateを使ってTeamsチームに投稿する方法を説明します。

本記事の内容

  • 仕組み
  • 作成手順

 

 

この記事を書いた人


この記事を書いている私は、手順通りにMicrosoft365のアプリケーションを覚えることができる電子書籍をKindle出版しています。

 

リストを使ってTeamsへの投稿を自動化しようと思っている人は、読んで下さい。
龍之介

 

仕組み

 

Teamsのチームに投稿する業務連絡は便利ですが、後で整理したいと思ったことはありませんか?

続いている投稿は、返信でコメントすると一番下に来ますが、古い投稿も関連した項目でフィルターして時系列で見たい時ありますよね。

リストにアイテムを作成したらチームに投稿する自動化は、業務連絡をリスト化するのに役立ちます。

あとからチームに参加したユーザーにもリストの方が情報共有しやすいこと間違いありません。

アイテムを作成したユーザーがチャネルに投稿するように自動化すれば、直接チャネルに投稿したのと同じように編集、削除も可能です。

 

そんなPower Automateを使った自動化のしくみです。
チーム内の業務連絡を例にしてTeamsチームへの自動投稿を説明します。
龍之介

 

こんな方におすすめ

  • チームのチャネルで業務連絡(情報共有)を頻繁している
  • チームのメンバーが変わり情報共有がうまくできない
  • 添付ファイルを共有することがある
  • Teamsチームへの投稿を自動化したい
  • Power Automateを使ってみたい

 

 

アプリケーション

 

使うアプリは、Microsoft365のSharePoint、Teams、Power Automateです。

 

それぞれのアプリケーションで何を作るか簡単に説明します。
龍之介

 

SharePointは、1つのリストを作成します。
Microsoft ListsでもOKですが、編集権限で共有設定する必要があるのでチームのSharePointで説明します。

SharePoint

  1. 業務連絡リスト

あとでフィルターしやすいように列の種類で選択肢を使います。

 

Teamsは、チームにチャネルを1つ作成します。

Teams

  1. 業務連絡チャネル

Teamsのチームに業務連絡のチャネルを作成して、そこにリストを作成したユーザー名で投稿するようにします。
投稿したユーザー以外には通知がいきます。(@team @channelのメンションはできません。)

 

Power Automateは、フローを1つ作成します。

Power Automate

  1. 業務連絡投稿フロー

フローは、コピーすることができるのでもし複数人がリストにアイテムを追加する場合は、コピーしてそれぞれがフローを作成します。
自分がアイテムを作成した時にフローが実行するトリガー条件を設定すれば、他のユーザーのフローが実行することはありません。

 

流れ

 

最初に自動化がどのように進むかSharePointのリストとPower Automateのフローで説明します。
龍之介

 

業務連絡投稿フロー

  • 業務連絡リストにアイテムを作成(添付ファイルをアップロード)
  • 業務連絡投稿フローが実行
  • リンク付きでTeamsチームの業務連絡チャネルに投稿

 

作成手順

 

これからSharePoint、Teams、Power Automateのアプリケーションを使って作成していきます。
龍之介

 

作成の順番

  • SharePointリスト(業務連絡リスト)
  • Teamsチーム(業務連絡チャネル)
  • Power Automateフロー(業務連絡投稿フロー)

 

SharePointリストの作成手順

 

SharePoint業務連絡リスト

 

step
リストを作成

空白のリストから新規でリストを作成します。

①SharePointサイトのホームの「+新規」をクリック。
②「空白のリスト」をクリック。

 

step
リスト名入力

リスト名を入力します。

③名前に『業務連絡リスト』と入力し、「作成」をクリック。
サイトナビゲーションに表示しない場合は、チェックを外します。

 

step
日付と時刻の列の追加

列の種類に日付、選択肢、タイトル、一行テキスト、複数行テキストを使いリストを作成します。
業務連絡の例として項目(列名)を日付、重要度、連絡分類、タイトル、連絡内容とします。

④「列の追加」→「日付と時刻」→名前に『日付』と入力し、「保存」をクリック。
その他のオプションで[この列に情報が含まれている必要があります]を「はい」にチェックします。

step
選択肢の列の追加

選択肢で重要度、連絡分類の列を追加します。
分類で分けることでフィルターやビューで見たいアイテムを早く見つけることができます。

⑤「列の追加」→「選択肢」→名前に『重要度』と入力し、選択肢に『高』『中』『低』を入力し、「保存」をクリック。
その他のオプションで[この列に情報が含まれている必要があります]を「はい」にチェックします。
⑥「列の追加」→「選択肢」→名前に『連絡分類』と入力し、選択肢に『総務関連』『経理関連』『人事関連』を入力し、「保存」をクリック。
その他のオプションで[この列に情報が含まれている必要があります]を「はい」にチェックします。

step
複数行テキストの列の追加

複数行テキストで連絡内容の列を追加します。
1行テキストは、255文字までなので複数行テキストを使います。

⑦「列の追加」→「複数行テキスト」→名前に『連絡内容』と入力し、「保存」をクリック。
その他のオプションで[この列に情報が含まれている必要があります]を「はい」にチェックします。

 

 

step
リスト完成

列の順序を入れ替えてリストを完成させます。

⑧「日付」「重要度」「連絡分類」「タイトル」「連絡内容」の順に列を移動。

アイテムには、添付ファイルをアップロードすることができるので添付ファイルを使う場合は、ビューの編集から「添付ファイル」を表示します。
添付ファイルがある列は、先頭が見やすいです。

 

 

Teamsチームのチャネル作成手順

 

Teams業務連絡チャネル

 

step
Teamsチームにチャネルを追加

①チームの三点リーダー「・・・」→「チャネルを追加」をクリック。
②チャネル名「業務連絡」と入力し、「すべてのユーザーのチャネルのリストでこのチャネルを自動的に表示します」にチェック。
③「追加」をクリック。

 

 

 

Power Automateフローの作成手順

 

Power Automate業務連絡投稿フロー

 

 

step
自動化したクラウドフローを作成

アイテムが作成されたときに実行するフローを作成します。

①Power Automateの「+作成」→「自動化したクラウドフロー」をクリック。
②フロー名に「業務連絡投稿フロー」を入力し、「項目が作成されたとき」を選択し、「作成」をクリック。

 

step
項目が作成されたときのトリガーを設定

作成した業務連絡リストを選択します。
Microsoft Listsで作った場合は、サイトのアドレスにリストのURLを貼り付けます。

③サイトアドレスに「サイトのアドレス」、リスト名に「業務連絡リスト」を設定。

 

step
添付ファイルありの条件を追加

条件で添付ファイルがある場合は、添付ファイルのリンクをTeamsのメッセージの本文に追加します。
添付ファイルを使わない場合は、STEP7のTeamsのアクション「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」を追加します。

④「+新しいステップ」を選択し、コントロールの「条件」を追加。
⑤左側の[値の選択]に動的なコンテンツから「添付ファイルあり」を追加。
⑥右側の[値の選択]に式でtureを入力し、「OK」をクリック。
真ん中は、「次の値に等しい」のままにします。

 

step
添付ファイルありのアクション追加

添付ファイルがある場合は、添付ファイルを取得してそのリンクをTeamsのメッセージ本文に追加します。

⑦はいの場合の「アクションの追加」にSharePointの「添付ファイルの取得」を追加。
⑧サイトアドレスに「サイトのアドレス」、リスト名に「業務連絡リスト」、IDに「ID」を設定。

step
HTMLのリストアイテム

liタグを使い添付ファイルのリンクをリストにします。

⑨[添付ファイルの取得]の下の「アクションの追加」にデータ操作の「選択」を追加。
⑩開始に[添付ファイルの取得]の「body」、マップに式で下記を入力。
マップは、右側の「Tの□」をクリックすると式が使えます。
ファイル名(DisplayName)ハイパーリンクにします。

concat('<li><a href="',item()?['AbsoluteUri'],'">',item()?['DisplayName'],'</a></li>')

⑪[選択]の下の「アクションの追加」にデータ操作の「結合」を追加。
⑫結合する配列に[選択]の「出力」、次を使用して結合に『<br>』を入力。
複数添付ファイルがあった時にリンクアイテムを改行します。

 

step
はいの場合のチャネルに投稿を追加

このフローを作成したユーザーの名前で業務連絡のチャネルに投稿します。
はいの場合は、添付ファイルのリンクありで投稿します。

⑬[結合]の下の「アクションの追加」にTeamsの「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」を追加。
⑭投稿者に「User」、投稿先に「Channel」、Teamsに「チーム名」、Channelに「業務連絡」を設定。
投稿者でフローボットを選択すると投稿を削除、編集ができないので注意して下さい。
⑮Messageの右側にある「</>」を選択し、連絡内容は、下記のように入力。
下記は、改行の式です。赤字のODataクエリ(内部名)は、列名が「連絡内容」の場合になります。

uriComponentToString(replace(uriComponent(triggerOutputs()?['body/OData__x9023__x7d61__x5185__x5bb9_']),'%0A','<br>'))

⑯アイテムへのリンクは、下記のように入力。
下記は、別タブでアイテムを開くリンクです。

<a href="アイテムへのリンク" target="_blank" rel="noopener noreferrer">アイテムを開く</a>

 

 

step
いいえの場合のチャネル投稿を追加

いいえの場合は、添付ファイルがないのでリンクなしで投稿します。
はいの場合のチャネルに投稿するアクションをコピーして貼り付けメッセージを編集します。

⑰Teamsの「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」のアクションの3点リーダー「・・・」→「クリップボードにコピー」をクリック。
⑱いいえの場合の「アクションの追加」→「自分のクリップボード」→「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」をクリック。
⑲Messageの添付ファイルのリンクを削除。
⑳フローを「保存」。

 

step
トリガーの条件を設定

リストにアイテムを作成するのが1人の場合は必要ありませんが、複数のユーザーがアイテムを作成する場合は、自分がリストにアイテムを作成した(登録者)の場合のみフローが実行するようにします。

㉑「項目が作成されたとき」トリガーの三点リーダー「・・・」→「設定」をクリック。
㉒下にスクロールしてトリガーの条件の「+追加」をクリックし、下記を入力し、「完了」をクリック。
フローの「保存」を忘れないようにして下さい。

@equals(triggerBody()?['Author/Email'],'自分のメールアドレス')

フローが完成したら、フローを共有してチームメンバーに共有します。
共有されたメンバーは、共有アイテムにフローが入っているので「名前を付けて保存」をするとマイフローに新しくフローが作成されます。
編集するところは、「項目が作成されたとき」のトリガーの条件だけですが、はじめてフローを使う場合は、SharePoint、Teamsへの接続(アプリの許可)が必要になります。
また、コピーしたフローは、オフになっているのでオンにすることも忘れないようにして下さい。

Power Automateの入門編で基本的な使い方について覚えることができます。
龍之介

 

本の紹介

はじめて自動化する入門編の電子書籍です。プログラミングの知識が無くても、文字を組み合わせるように自動化ツールが作成できるアプリケーションです。はじめて自動化したい人は、本書を見ながら個人で使える11個の自動化をすることができます。

 

 

 

フロー全体

 

 

フロー実行

 

自動化したリストにアイテムを作成してフローを実行します。

 

自動化したクラウドフローは、実行まで数分かかることがあります。

 

チャネルに投稿したメッセージの添付ファイルは、デスクトップアプリで開きます。(Officeアプリケーション)

添付ファイルをブラウザで開きたい場合は、アイテムを開くでブラウザからファイルを開くことができます。

 

連絡内容を間違った場合は、リストとTeamsの投稿も編集することができます。
フローボットを使うと編集削除ができません。

投稿は、自分には通知されません。チームのメンバーはいつもの投稿と同じ様にメッセージを確認したら「いいね!」しましょう。

質問があれば「返信」でコメントします。

 

まとめ

 

今回は、SharePointリストにアイテムを作成したらTeamsに自動投稿する自動化を説明しました。

Teamsチームを使った情報共有は、誰もが使っていますが、その情報がクローズしたのか、まだ継続しているのか後で振り返ることができません

業務連絡のような一方的な案内で返信が不要な場合でもリストにしたものをSharePointページに埋め込んでおけば、いつまでも使うことができます。

テレワークやモバイルワークなど、どこでも働くことができるようになったデメリットは、情報共有やコミュニケーション不足です。

Power Automateの自動化を使って働きやすい環境づくりをしてみて下さい。

 

SharePoint、Microsoft Listsを使って業務を効率化したい方は、電子書籍をご一読下さい。
龍之介

 

無料で読む場合は、初回30日無料のKindle unlimitedに申込みをすれば無料で読むことができます。

>>電子書籍全14冊を読み放題プラン(30日無料)で読む

本の紹介

はじめてのリスト作成の電子書籍です。リストの基本〜自動化までを手順通りに作業しながら覚えることができます。リストを使うことで情報共有、業務効率UPに繋がります。関連書籍の「SharePoint Lists活用術」と合わせてご一読下さい。

 

 

-Power Automate, SharePoint, Teams

© 2021 越後屋ブログ店