テレワーク開始連絡を自動化する方法【Teams】

 

 

 

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この記事では、SharePoint、Teams、Power Automateを使ってTeamsチームに投稿する方法を説明します。

 

 

 

 

仕組み

 

新型コロナウイルスの影響でテレワークを行っている人は、多いと思います。

勤怠システムには打刻しますが、Teamsのチームに投稿する、メール連絡するといったことしていませんか？

Teamsのチームへの投稿は、最初に投稿した人の返信に「開始します」と入力するというルールでやっていると最初の投稿が被ってしまい２つの投稿になります。

この最初の投稿を決まった日、決まった時間に設定できれば、続いて「開始します」と返信することができる。

 

 

 

【Power Automate】SharePointリストからTeamsに自動投稿

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アプリケーション

 

使うアプリは、Microsoft365のSharePoint、Teams、Power Automateです。

 

 

SharePointは、１つのリストを作成します。

Power Automateには、日本の祝祭日を判断することができません。

年末年始も会社によって休みが違います。

休日の日には投稿しないようにSharePointリストで投稿スケジュールを作成します。

新しく使えるようになったMicrosoft Listsでもできます。

 

Teamsは、チームにチャネルを１つ作成します。

Teamsのチームにテレワークのチャネルを作成して、そこに投稿するように自動化します。

 

Power Automateは、フローを１つ作成します。

フローは、予定フローのトリガーで作成します。

始業時間の５分前に投稿するようにすれば、仕事の開始時間のタイマーにもなります。

 

流れ

 

 

 

作成手順

 

 

 

SharePointリストの作成手順

 

SharePoint投稿スケジュール

 

step
１投稿日を追加

①SharePointサイトに投稿スケジュールリストを作成
②「列の追加」→「日付と時刻」→名前に『投稿日』と入力し、「保存」をクリック
③「タイトル」は、任意に変更し、非表示にする
※タイトルの任意変更は、「歯車のマーク」→「リストの設定」→列の「タイトル」→この列への情報の入力を必須にする「いいえ」→「OK」をクリック

step
２曜日を追加

④「列の追加」→「１行テキスト」→名前に『曜日』と入力し、「保存」をクリック

 

step
３データの作成

⑤Excelファイルを開き、セルA1に「投稿日」セルB1に「曜日」を入力し、土日、祝祭日、年末年始を除いた「投稿日」「曜日」を入力。
※曜日は、関数でセルB2に「=TEXT(A2,"aaaa")」と入力して、下にコピーすればできます。

 

step
４データの入力

⑥ExcelデータのA2:B2から最終行まで範囲指定をしてコピーする。
⑦投稿スケジュールリストの「グリッドビューでの編集」をクリック
⑧キーボードの「Ctrl」＋「V」で貼り付ける
※貼り付けは、データ量によるが時間がかかる
⑨「グリッドビューの終了」をクリック

 

step
５ビューの編集を今日以降にする

⑦〜⑨は、リストを確認した時にどこまで進んでいるか確認するためにビューを編集しているので、必要ない場合は、作る必要はありません。

⑦「すべてのアイテム」→「ビューに名前をつけて保存」→「今日以降」と入力し、「保存」をクリック
⑧「現在のビューの編集」→フィルターの「次の条件に該当する場合だけアイテムを表示する」にチェック
⑨アイテムを表示する列の条件を「投稿日」「次の値以上」「[Today]」を設定し、「OK」をクリック

貼り付けのデータが大量な場合は、フローを使ってExcelファイルからエクスポートする方法もあります。
※Excelをテーブルにすれば、リストの作成が簡単になりました。（追記）

【無料】メール配信システムの作り方

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Teamsチームのチャネル作成手順

 

Teamsテレワークチャネル

 

step
１Teamsチームにチャネルを追加

①チームの三点リーダー「・・・」→「チャネルを追加」をクリック
②チャネル名「テレワーク連絡」と入力し、「すべてのユーザーのチャネルのリストでこのチャネルを自動的に表示します」にチェック
③「追加」をクリック

 

 

Power Automateフローの作成手順

 

Power Automateテレワーク開始フロー

 

 

step
１スケジュール済みのクラウドフローを作成

毎日フローが実行するフローを作成します。
※画像は、予定フローですが、現在はスケジュール済みのクラウドフローという名前へ変更。（追記）

①Power Automateの「+作成」→「予定フローを作成」をクリック
②フロー名に「テレワーク開始」、繰り返し間隔を「１日」、「作成」をクリック

 

step
２フロー実行時間を設定

毎日同じ時間に実行するように設定します。
時間は、複数選択もできます。（８時、９時にすると８時５５分、９時５５分のようになります。）

③「編集」→「詳細オプションを表示する」をクリックし、トリガーを展開する
④タイムゾーンを［（UTC+9:00）大阪、札幌、東京］
⑤設定時刻と分を設定
※設定時刻（分）を入れないと◯時ごろ実行する。

 

step
３投稿スケジュールを取得

投稿スケジュールのリストを取得します。
フィルタークエリを使う方法もありますが、簡単に365日とします。

⑥SharePointの「複数の項目の取得」を追加
⑦サイトアドレスに「サイトのアドレス」、リスト名に「投稿スケジュール」を設定
※初期の設定では、100件になっているので、１年間設定したい場合は、右上の三点リーダー「・・・」→「設定」→改ページを「オン」→しきい値「365」→「完了」
※最近、複数の項目の取得は、フィルタークエリなどを使うように警告がでるようになったので、気になる場合は、上から順に取得に「365」を入力

 

step
４作成を追加

条件のアクションを使うの式をわかりやすくするために一度、データ操作の作成に「投稿日」を入れて下さい。
複数の項目の取得の動的なコンテンツを追加するとループ処理（繰り返し）になります。

⑧データ操作の「作成」を追加
⑨入力に複数の項目の取得から「投稿日」を選択。
※自動でコントロールのApply to eachが追加されます。

 

step
５条件を追加

条件で日付を使う場合は、日本時間に変換した式を使います。
書式を合わせることも忘れないようにして下さい。

⑩作成のアクションの下の「アクションの追加」をクリック
⑪コントロールの［条件］のアクションを追加
⑫左側の［値の選択］に式で

⑬右側の［値の選択］に式で

※真ん中は、［次の値に等しい］のままでOK。

 

step
６はいの場合に追加

チャネルの投稿は、「メッセージを投稿する」と「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」があります。
フローを作成したユーザーにも通知させたい場合は、「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」の投稿者を「Flow bot」にします。
※Flow botを使うと投稿は消せないので注意して下さい。

⑭はいの場合の「アクションの追加」をクリック
⑮Teamsの「メッセージを投稿する（V3）（プレビュー）」を選択
⑯チームに「チーム名」、チャネル「テレワーク連絡」を選択
⑰メッセージに「返信にメッセージをお願いします。」と入力
⑱「詳細オプションを表示する」→件名に複数の項目の取得から「投稿日」「曜日」を選択
⑲「保存」をクリック

 

 フロー全体

 

 フロー実行

 

フローを実行するとフロー作成者には、通知されません。

Microsoft365のライセンスが無いユーザーを追加してMicrosoft Teams Exploratoryライセンスを与えれば、Teams投稿用のアカウントができます。
※Microsoft Teams Exploratoryライセンスについては、管理者に問い合わせしてください。有料のアカウントが無くてもTeamsが使えます。（試用版で１年）

Microsoft Teams Exploratory エクスペリエンスを管理する - Microsoft Teams | Microsoft Learn

docs.microsoft.com

 

 

まとめ

 

今回は、Teamsチームへテレワーク開始連絡を自動投稿する方法を説明しました。

チームへの投稿を自動化することで、始業時間のタイマーにもなるので、作成してみて下さい。

そして、テレワークが終了した時は、同じ投稿に「終了します。」と返信するか作成したフローをコピーして終了連絡として作ることで、決まった時間に別の投稿することもできます。

まだまだ続くテレワークですが、業務効率をして少しでもストレスの無い仕事をできるようにしましょう。

 

 

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