Power Automate Teams

Teamsの録画をオンデマンド配信する方法【登録、視聴履歴】

 

相談者
Teamsのオンデマンド配信で誰が視聴したかわかる方法を教えて下さい。

 

PowerAutomateを使えば、簡単に登録した人しか見ることが出来ないオンデマンド配信のしくみを作ることができます。
龍之介

 

いつもと違ったオンライン授業、勉強会、研修を開催したい人は、電子書籍「新しいTeams会議のしくみ」をご一読下さい。

本の紹介

新しくなったTeams会議の基本から応用までを沢山の画像を使って説明しています。
開催者、発表者、出席者を理解することで、Teams会議の新機能を使って会議を円滑に行うことができます。
目的に合わせた会議、Microsoft365のアプリケーション(SharePoint,Lists,Stream,Forms,Teams)を連携させた簡単に作れて、本格的な仕組みを作ることも可能です。

 

 

この記事では、Microsoft365のアプリケーションを複数使ってできる自動化された仕組みを説明します。

本記事の内容

  • Teamsの録画の問題点
  • 登録のしくみ
  • フローを作成

 

 

この記事を書いた人


この記事を書いている私は、1000人企業のインフラ担当者でMicrosoft365管理者。Power Automateを使って社内の自動化をしています。

 

いつもと違った勉強会を考えている人は、電子書籍をご一読下さい。
龍之介

 

Teamsの録画の問題点

 

Teams会議の録画は、Streamにアップロードする権限を持っている人が、レコーディングを開始するとStreamにアップロードされ、それ以外は、20日以内のダウンロードになります。

今後StreamからOneDriveとSharePointに変更になることが発表されていて、現在展開中です。

 

Zoomには、ウェビナー終了後にオンデマンド配信で登録(視聴した人がわかる)しくみが用意されていますが、Teamsにはありません

もちろん、Teamsライブイベントを使えば、誰が視聴したか分かりますが、通常のTeams会議では分かりません。

 

問題点は、3つあります。

  • Streamは、視聴数しかわからない
  • Streamは、自動共有できない
  • 参加者も録画される

 

この3つの問題を解決する方法を説明します。
この方法は、組織内の方法になります。
龍之介

 

Streamは、視聴数のみ

 

Streamにアップロードした動画は、視聴数のみ表示されます。

視聴数は、1人が何度見ても増えません。

視聴がどこで終わったかの分析があるといいのですが、そこまでの機能はありません。

 

 

 

Streamは、自動共有できない

 

Power AutomateのコネクタにStreamは、ありません

もし動画を共有したければ、社内全員誰でも見れるようにしておくか、ユーザー、チャネル、グループを追加する必要があります。

 

 

参加者も録画される

 

録画を見れば分かると思いますが、スライドショーと発表者だけ録画されてほしいのに、参加者が表示されてしまいます

こういう場合は、編集ソフトを使って簡単に編集できます。

 

スライドをトリミング

 

発表者をトリミング

 

動画を並べる

 

出力する

 

16:9のプレゼン資料の場合は、黒い部分が多くなるので気になる人は、PowerPointを4:3で作成すると丁度良くなります。

 

 

 

登録のしくみ

 

ここからオンデマンド配信の登録ができる仕組みをMicrosoft365のアプリケーションで作っていきます。

使うアプリケーションは、3つです。

  • SharePoint(ドキュメント ライブラリ)
  • Forms
  • Power Automate(自動フロー)

 

Power Automateでフローを作成する前に、SharePointのドキュメントライブラリに動画をアップロードしてFormsで登録フォームを作ります

 

SharePointに動画をアップロード

 

所有者になっているSharePointドキュメント ライブラリに動画をアップロードします。

SharePointのドキュメントライブラリに権限が付いている人は全て見れてしまうので、ファイルの権限を削除することも忘れないようにします。

 

SharePointドキュメントライブラリ

step
動画をアップロード

①ドキュメントライブラリに動画をアップロード。

 

step
共有を停止

②ファイルを選択したら、「共有」→三点リーダー「・・・」→「アクセス許可の管理」をクリック。
③「メンバー」「閲覧者」の「V」→「共有を停止」→「削除」をクリック。
共有の停止が必要なければ、必要ありません。

 

step
IDを表示

④「名前」→「列の設定」→「列の表示/非表示」をクリック。
⑤右側に表示された[ビューの列の編集]の「ID」にチェックし、「適用」をクリック。

 

step
IDを確認

⑥IDは、PowerAutomateでIDを入力するので覚えておく。
非表示に戻してもOK。別のファイルをアップロードするとIDは、増えていきます。
IDは、好きな番号に変更することは出来ません。

 

PowerAutomateでIDを入力するのでIDを確認して下さい。
龍之介

 

Formsで登録フォームを作成

 

フォームの作り方は、複数ありますが、視聴を始めた時間をいつでも確認できるようにOneDriveから作成します。

ShrePointのドキュメントライブラリにもチームサイトなら作成することができます。(説明は同じです。)

 

Forms登録フォームを作成

step
OneDriveを開く

①OneDriveを開き、左上の「+新規」→「Excel用Forms」をクリック。
②『ファイル名』を入力し、「作成」をクリック。

 

step
質問を追加

③「+新規追加」→「選択肢」をクリック。
④質問に『視聴を開始しますか?』と入力し、オプション1に『はい」を入力。
⑤オプション2の選択肢は、「ゴミ箱のマーク」で削除。
⑥「必須」にチェック。

 

step
設定

⑦右上の三点リーダー「・・・」→「お礼のメッセージをカスタマイズ」にチェック。
⑧[回答が送信されました。]を削除し、SharePointのドキュメントライブラリにアップロードした動画の「リンクをコピー」して貼り付ける。
リンクをコピーは、ファイルを選択して「リンクをコピー」します。
リンクをコピーして貼り付けるとエンコードされているので、デコードすると分かりやすい。https://tech-unlimited.com/urlencode.html
デコードする場合は、ファイル名にスペースが無いことを確認して下さい。リンクになりません。

 

step
共有

⑨右上の「共有」→「コピー」をクリック。

 

URLの場合は、メールやチャットで送信するか、SharePointリストに作った勉強会スケジュールにハイパーリンクで追加します。

SharePointリストに作った勉強会スケジュールについては、電子書籍「新しいTeams会議のしくみ」をご一読下さい。

 

step
送信

⑩フォームにアナウンスを入れてわかりやすくします。

 

step
視聴

⑪送信するとURLが表示するので、クリックするだけで再生が開始するというしくみです。

社外でも会社名、部署名、メールアドレスなどを入れて送信したらリンクが表示するしくみは、簡単にできますが、このURLを転送されたら動画を見れてしまいます。

社内(組織内)であれば、このリンクを送っても共有していないので動画を見ることはできません

 

フローを作成

 

フローで使うアプリケーションは、FormsとSharePointの2つです。

作成時間は、3分です。

 

フローの作成

  • Forms:新しい応答が送信されるとき(トリガー)
  • Forms:応答の詳細を取得する(アクション)
  • SharePoint:アイテムまたはフォルダーへのアクセス権の付与(アクション)

 

組み合わせるとフォーム送信後に表示せずにOutlookでメール送信もできます。いろんなコネクターがあるので関連の記事をご覧ください。

Power Automateよく使うトリガー、アクション一覧表

続きを見る

 

Power Automate登録フォームのフローを作成

step
Power Automateを開く

①Power Automateを開き、「+作成」→「自動化したクラウドフロー」をクリック。
②フロー名に『登録フロー』と入力し、「新しい応答が送信されるとき」→「作成」をクリック。

 

step
トリガーの設定

③フォームIDに「フォームを選択」。
SharePointのドキュメントライブラリに作成した場合は、カスタム値の入力でURLのFormId=の後をコピーして貼り付けます。

step
アクションの設定

④「+新しいステップ」→コネクタとアクションを検索するに『応答の詳細を取得する』を入力し、Formsアクションの「応答の詳細を取得する」をクリック。
⑤フォームIDに「フォームを選択」。
⑥応答IDに[新しい応答が送信されるとき」の「ID」をクリック。

 

step
アクションの設定

⑥「+新しいステップ」→コネクタとアクションを検索するに『アイテムまたはフォルダーへのアクセス権の付与』を入力し、SharePointアクションの「アイテムまたはフォルダーへのアクセス権の付与」をクリック。
⑦サイトアドレスに「サイト名」、リストまたはライブラリに「ライブラリ名」をクリック。
⑧IDに動画ファイルのID『半角数字』を入力。
⑨受信者にカーソルを入れると「両方の矢印マーク」が表示するので、クリックすると詳細設定モードになるので、[応答の詳細を取得する]から「Responder's Email」をクリック。
⑩ロールに「Can view」をクリック。
⑪「保存」をクリック。

 

文字のようにトリガーをアクションを組み合わせるだけで簡単に自動化できます。

文字で説明すると下記のようになります。

フォームが送信される時に、フォームの送信の詳細を取得して、SharePointドキュメントライブラリのID1の動画ファイルにフォーム送信者のアクセス権を閲覧で付ける。

 

テスト送信をしてみてください。自分のアカウントで送信すると権限はついているので別の人でテスト送信をします。

実行したフローを確認すると送信から2秒で権限が付きます

2秒待つ必要はありません。すぐ視聴できます。
龍之介

 

 

視聴履歴は、FormからとOneDriveから確認できます。

作成したフォームからは、「応答」→「Excelで開く」でExcelシートにフォーム送信者が表示されます。(これが視聴者です。)

 

シートを追加してForm1から関数を使ってカウントすることで視聴数を自動でグラフ化することができます。

また、名簿を入れれば、こちらも関数で誰が視聴していないか一目瞭然です。

 

 

 

まとめ

 

今回は、Power Automateを使ったTeamsの録画をオンデマンド配信する方法【登録、視聴履歴】を説明しました。

フォームを使って送信者のメールアドレスを取得することで権限を付けるフローを作ることができます。

Zoomのオンデマンド配信は、登録フォームを作ることができますが、入力項目だけなので、自由に作ることはできません。

Formsを使えば登録以外にもアンケートやテストなどを視聴前に入れることができます

Power Automateでメール送信も追加することで、視聴後にメールに来ているテストに再度答えるなんていうことも可能です。

アイデア次第で、オンラインでも勉強できる仕組みを構築できるので、考えてみて下さい。

 

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